Den Nerv getroffen
Rückblick zweites Profi-Seminar "Digitale Büroorganisation"

Gruppenbild

Das Seminar "Digitale Büroorganisation" der LandwirtschaftsAkademie Ansbach erweist sich als voller Erfolg. "Sie haben genau den Nerv getroffen!"; "Sehr viel Input in kurzer Zeit!"; "Gute Firmen, tolle Referenten, sehr effektiv!" So lautete das begeisterte Fazit der Teilnehmenden.

Seminar-Premiere war im November 2023 gewesen. Im März 2024 haben wir das Seminar aufgrund der großen Nachfrage wiederholt - und es gibt bereits neue Interessenten für einen weiteren Durchlauf. Die Teilnehmenden stammten nicht nur aus Bayern, sondern aus dem ganzen Bundesgebiet und dem deutschsprachigen Ausland.

Gruppenbild der 15 Seminar-Teilnehmenden im 2. Durchgang des Profi-Seminars "Digitale Büroorganisation"
Begrüßung der Seminar-Teilnehmenden durch Behördenleiter Wolfgang Kerwagen und Referentin Martina Grill
Teilnehmer sitzen im Seminar im Halbkreis
Veranschaulichung Digitales Agrarbüro

Tag 1: Zeitmanagement, Selbstorganisation & Datenmanagementsystem ohne Portalansatz

Am ersten Tag beschäftigten sich die Teilnehmende intensiv und zum Teil in Kleingruppen mit Zeitmanagement und Selbstorganisation, digitalem und analogem Posteingang sowie digitaler Termin- und Aufgabenverwaltung. Außerdem stellten sie sich gegenseitig den Stand der Digitalisierung in ihren Büros vor. Die damit zusammenhängenden Prozesse sowie die in ihren Betrieben genutzte Software waren dabei ebenfalls Thema. Dies war der Ausgangspunkt für lebhafte und fruchtbare Diskussionen.
Als Abendeinheit wurde ein Datenmanagementsystem ohne Portalansatz vorgestellt. Dabei werden die digitalen betrieblichen Dokumente von der zuständigen Person selbst in eine vorgegebene, aber weiterentwickelbare Ordnerstruktur eingepflegt. Die Software bietet Schnittstellen zu den gängigen Buchhaltungsprogrammen und anderen alltäglichen Anwendungen wie Hi-Tier und Ackerschlagkartei an.

Tag 2: Ausstattung, Datensicherheit & Softwarelösung mit Portalansatz

Ein vor Ort aufgebautes Büro veranschaulichte, welche ergonomischen Ansprüche von Bürostuhl über Tastatur bis hin zu Monitor und höhenverstellbarem Schreibtisch erfüllt sein sollten. Große Betroffenheit löste das Thema Datensicherheit und die Notwendigkeit der Datensicherung bei den Teilnehmenden aus – umso mehr, als eine Teilnehmerin berichtete, dass ihr Betrieb bereits Ziel eines Hackerangriffs war.
Bei der vorgestellten Softwarelösung mit Portalansatz wird die gesamte Post in Papierform mit einem speziellen Scanner erfasst. Durch die betriebsindividuell gestaltete Vorauswahlmöglichkeit am OCR-fähigen Scanner werden sämtliche Dateien bereits grob nach der Zugehörigkeit zu einzelnen Firmen der Betriebsleiterfamilie vorsortiert. Die genaue Zuordnung der Daten in die gut gesicherten Cloud-Ordnern übernimmt der Anbieter als Dienstleistung. Alle Dokumente werden so abgelegt, dass eine Volltextsuche möglich ist und schnell die gewünschten Suchergebnisse liefert. Dieses System einschließlich Einrichtung und Pflege hat seinen Preis, der sich aber relativiert, wenn man dafür mehr als eine halbe Büro-Arbeitskraft einsparen kann.
Spontan stellten zwei Teilnehmer die Zeiterfassungs-Systeme für die Angestellten in ihren Betrieben vor. Dieses Thema soll im nächsten Lehrgang von vorneherein auf der Tagesordnung stehen.

Nächstes Seminar am 6. und 7. November 2024
Die Begeisterung der Teilnehmenden und die Tatsache, dass mehrere Anmeldungen auf der Warteliste stehen, motiviert das Team der Landwirtschaftsakademie dazu, im November ein weiteres Seminar 'Digitale Büroorganisation' anzubieten – hoffentlich mit derselben großen Resonanz. Details zur Anmeldung werden wir rechtzeitig bekanntgeben.